Politique de confidentialité
Date de dernière mise à jour : 01/12/2022
SC AUXILIUM a à cœur le respect de la vie privée et la protection des données de ses clients et prospects et s’attache au respect des libertés et droits fondamentaux de chacun.
La présente politique de protection des données témoigne des engagements de SC AUXILIUM dans le cadre de ses activités quotidiennes pour une utilisation responsable de vos données à caractère personnel (ci-après nommées « données personnelles »).
Une donnée personnelle désigne toute information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement et de la caractériser.
Cette politique vous informe sur la manière dont SC AUXILIUM utilise les informations qui lui sont confiées. Elle a aussi comme objectif d’aider à comprendre quelles sont les données que SC AUXILIUM collecte, pour quelles raisons SC AUXILIUM les collecte, comment elles sont utilisées, la façon de les mettre à jour, de les gérer et précise les droits dont disposent ses prospects et clients.
En cas de contradiction entre les informations fournies dans les clauses contractuelles et cette politique, SC AUXILIUM vous informe que les clauses contractuelles prévaudront sur la politique présentée ici.
Cette politique de protection des données est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par SC AUXILIUM, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique ou pour prendre en compte tout changement dans l’organisation de SC AUXILIUM ou dans les offres, produits et service proposés. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Il convient par conséquent que vous consultiez régulièrement la présente politique de protection des données afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.
Les coordonnées sont :
SC AUXILIUM – RGPD
120 Impasse Papon,
33210 COIMERES
auxilium@groupeefficience.com
2.Catégories de données collectées
Les données personnelles peuvent être collectées directement auprès de chacun ou indirectement.
On parle de collecte indirecte de données personnelles lorsque les données ne sont pas recueillies immédiatement auprès de la personne.
Dans le cadre de son activité, SC AUXILIUM est amené à collecter différents types de données personnelles :
Dans certains cas, SC AUXILIUM collecte également des données sensibles. Cette collecte est nécessaire notamment dans le cadre de notre analyse nous permettant de maitriser et piloter l’ensemble de votre protection sociale :
Toutes les données personnelles sont collectées dans un objectif précis (on parle également de « finalité ») qui est porté à votre connaissance.
SC AUXILIUM utilise vos données personnelles dans le cadre de la gestion de ses clients et prospects, et notamment pour répondre à vos demandes ou pour vous envoyer régulièrement des informations sur les produits qui pourraient vous intéresser. Nous pouvons également autoriser des prestataires tiers à collecter des informations en notre nom si cela est nécessaire pour l’exécution de votre contrat. Les prestataires tiers ont accès aux informations et peuvent les collecter dans la mesure où cela est nécessaire pour leur permettre de remplir leurs fonctions.
SC AUXILIUM collecte vos données personnelles afin :
Outre les principes applicables aux données, un traitement ne peut être mis en œuvre que s’il respecte le principe de licéité. Pour ce faire, il est nécessaire qu’il remplisse au moins une des conditions alternatives suivantes :
Les fondements de chacun des traitements exécutés par SC AUXILIUM sont présentés ci-dessous :
Traitements | Fondement juridique du traitement |
Gestion des fournisseurs | Exécution du contrat |
Gestion des prospects | Intérêt légitime et consentement |
Gestion des clients | Exécution du contrat et obligations légales |
Dans la stricte limite des traitements effectués pour les finalités énoncées dans la présente politique, nous sommes amenés à communiquer certaines de vos données :
SC AUXILIUM s’interdit de céder les données personnelles que vous nous confiez à des tiers pour des utilisations qui leur seraient propres.
SC AUXILIUM s’engage à ne transférer aucune de vos données personnelles hors de l’Union Européenne.
Les données personnelles que nous collectons ne peuvent être utilisées de manière incompatible avec les finalités présentées précédemment.
La nouvelle réglementation en matière de protection des données personnelles impose de respecter les droits des personnes concernées.
A cet effet, SC AUXILIUM vous communique par la présente sa politique de protection des données (finalité du traitement, catégorie de données traitées, destinataires, durée de conservation des données personnelles, droits, information relative à la source des données, existence de prise de décision automatisé).
Vous pouvez obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès aux dites données personnelles.
Vous pouvez obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données personnelles vous concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d’obtenir que les données personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
Vous pouvez obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant dans certaines conditions.
Vous pouvez obtenir la limitation du traitement, ce qui implique que, dans certains cas, vous pouvez nous demander de suspendre momentanément le traitement des données ou de les conserver au-delà du temps nécessaire si vous en avez besoin.
Vous pouvez vous opposer à tout moment à un traitement des données personnelles. L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :
Vous pouvez recevoir vos données personnelles dans un format structuré, communément utilisé et sous format électronique. De plus, vous pouvez obtenir du responsable de traitement qu’il transmette vos données personnelles directement à un autre responsable de traitement.
Ce droit à la portabilité ne peut s’exercer que sur les données personnelles que vous avez fournies personnellement à SC AUXILIUM et qui sont traitées par des moyens automatisés (absence de registres papier). Ce droit ne concerne que les traitements reposant sur un consentement ou lorsque les données sont traitées aux fins d’exécution d’un contrat de mise en œuvre ou de mesures précontractuelles. Enfin, ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et liberté de tiers.
Vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.
Vous pouvez donc à tout moment contacter SC AUXILIUM par courrier postal ou mail (merci de vous reporter aux coordonnées indiquées dans le premier paragraphe « Identité et coordonnées du responsable des traitements ») pour consulter les données personnelles vous concernant et qui sont en notre possession.
Pour le droit d’accès, SC AUXILIUM s’engage à répondre à vos demandes dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de 1 mois, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes. En cas de prolongation du délai de réponse, SC AUXILIUM vous le notifiera au préalable.
Pour tous les autres droits, SC AUXILIUM s’engage à répondre à vos demandes dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes. En cas de prolongation du délai de réponse, SC AUXILIUM vous le notifiera au préalable.
Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées ont été prévues par SC AUXILIUM pour garantir la confidentialité des données, et notamment éviter tout accès non autorisé.
Vos données personnelles sont maintenues sur des réseaux sécurisés et accessibles par un nombre limité de collaborateurs et de tiers ayant des droits d’accès spécifiques sur de tels systèmes. Les mesures de sécurité suivantes sont mises en place :
SC AUXILIUM veille également à ce que ses sous-traitants présentent des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.
SC AUXILIUM se doit de notifier aux autorités de contrôle, dans les meilleurs délais, et si possible, 72 heures après en avoir pris connaissance dès lors qu’il y a destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, qu’ils soient accidentels ou illicites des données personnelles sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
Cette notification doit également vous être faite sauf si :
La durée de conservation de vos données dépend des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Vos données personnelles sont conservées tant qu’elles sont nécessaires pour l’exécution de votre contrat ou pour répondre à des obligations légales.
Nous veillons à conserver vos données personnelles pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées dans la présente politique.
Pour satisfaire à nos obligations légales, par exemple dans le cadre de la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou bien pour répondre à des obligations légales notamment comptables, fiscales ou d’archivage, nous pouvons être amenés à conserver vos données plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessous. Dans ce cas, nous réaliserons un archivage de vos données avec accès restreint aux seuls services/destinataires autorisés.
Finalité du traitement | Durée de conservation |
Exécution du contrat | La durée de conservation est de 2 ans après la fin du contrat ou 10 ans après le décès du souscripteur pour les contrats d’assurance-vie |
Gestion des prospects | La durée de conservation des données des prospects est de 3 ans à partir de la dernière action émanant du prospect (sauf durée plus courte indiquée dans le formulaire de collecte) |